受付業務には様々なお客様対応が含まれます。まず初めに予約の確認と料金の精算があります。その際、大きなお荷物をお持ちの方はお預かりします。また出演者への差し入れをお預かりする場合はお名前と誰宛かをお聞きしメモします。もぎり・パンフレット配布などは様々な形式がありますので必要に応じて適宜対応してください。
受付業務内容一覧
| 予約確認・料金精算 | |
| 当日精算の料金集計 | |
| 荷物預かり | |
| 差し入れ預かり | |
| もぎり | |
| パンフレット配布 | |
| 靴袋手渡し（靴を脱ぐ会場の場合） | |
| 領収書等発行 |
予約確認・料金精算
受付でもっとも難解なのが「予約確認と料金精算」です。
予約したのにリストに記載がない、なんてことは当たり前に起こります。
その場でどんなトラブルが起こっても慌てることがないよう、できる準備は全てやっておくことが無難です。
受付表、チケット、釣り銭、トレー、電卓、ふせん、メモ類、筆記用具、キャッシュレス対応
- 受付表はアイウエオ順にしておく
- 受付表は支払いが発生する人としない人で分けておく
- 受付表は余白を十分に取っておく（当日の追加を書き込めるように）
- 現金を入れる箱は大きめのものを用意
- 現金の箱はお札の種類とコインで分けておく（分けられるように仕切る）
- チケットはあらかじめアイウエオ順に並べ、各行の1枚目に付箋で印をしておく
- チケットは支払いが発生する人としない人で分けておく
受付表の作成方法は下記を参照して下さい。
当日精算用の釣銭準備はカンパニーの規模により様々ですが、ここではキャパ100名以内の会場を例に記載します。
通常、合計3万円程度（50名以内なら2万円で十分）となるように内訳ます。
チケット料金の設定により、どのお札や硬貨を多めにするかが変わります。
たとえばチケット代が4500円なら、お釣りは500円か4500円の2パターンになるはずですから千円札と五百円硬貨を用意します。
チケット代が2800円なら、お釣りは200円、2200円、7200円の3パターンになるので五百円硬貨は不要です。代わりに五千円札を数枚用意する必要があります。
その他物販がある場合は、物販用の釣り銭の用意も必要です。
当日精算の料金集計
料金の集計は、①予約リスト②現金③チケット半券をそれぞれ計算し、合うかどうかを確認します。
①予約リスト集計
予約リストで券種別に来場者人数と合計金額を算出します。
たとえば前売り料金・当日料金・学生料金・招待の４種類がある場合は下記のようになります。
②現金集計
現金集計の前に、まず用意した釣銭分を抜きます。このとき、内訳通りにすると翌日の準備が楽です。
次に、現金を種類ごとにまとめ、それぞれの数量と金額を出します。
最後に合計金額を出します。
この時に予約リスト集計と現金集計が一致するはずです。
万一合わない場合はチケット半券を確認し、原因を追及します。
③チケット半券の確認
チケット半券は、金額ごとにまとめ、枚数を数えます。
予約リストと現金が合わない場合は、多くの場合予約リストの記載ミスまたはチケット種別の発券ミスです。
たとえば「学生料金にするべきところリストは前売料金になっていた」「一般のお客さまなのに学生チケットを発券した」などです。
予約リストの人数とチケット半券の枚数が合うかどうか確認しましょう。
予約リストとチケット半券に間違いがなく、現金の数え間違いもない（千円札が2枚重なっていた、など）場合は、釣銭の渡し間違いの可能性が高いです。
特に受付を複数人で担当していると混乱し、釣銭渡し間違いが起こりやすいので注意しましょう。
そのようなトラブルを起こさないためには、いかに事前にシミュレーションできるか、スムーズな動線を考え抜くことができるかが重要です。
荷物預かり
大きな荷物をお持ちの場合や、客席が狭い場合、あるいはベンチシートで出来るだけ詰めたい場合などは受付でお荷物をお預かりします。
特に客席が狭い場合や出来るだけ詰めたい場合は、お客さまからご要望がなくてもこちらからお声掛けするようにしましょう。
荷物札、ビニールシート
- 荷物札を準備する
- 荷物を置くスペースを準備する
- 膝に乗る大きさ以上のものはお声掛け対象
- 冬は上着類の預かりも考えておく
荷物札
おすすめは、100円ショップなどで売っているプラスチックの番号札とクリップピン式の名札を利用することです。
荷物置きのスペース
小劇場では荷物置きのスペースが十分に取れない場合もあります。
ビニールシートを常時準備しておくと、多少強引でも荷物置きスペースが作れて便利です。
100円ショップの大きさ程度であれば2〜3枚は準備しておくのがベター。
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差し入れ預かり
差し入れは以下の２点を確認し、付箋などにメモをして品物に貼り付けます。
- 送り主のお名前
- 送り先相手の名前
ふせん/メモ＆テープ
ふせんは、事前に「（空欄）様より」「（空欄）さんへ」と記載しておくと便利です。
特に一人で受付をする場合は、事前に準備できることはなるべくやっておきましょう。
また、差し入れは置き台があれば、会場に飾るように置くのが一般的です。
お酒などは熨斗（のし）を表にして飾ります。
もぎり
「もぎり」とは、チケットの半券を切り取ることです。
半券を入れる入れ物
何のためにもぎるのかというと、そのチケットが「使用済み」であることを示すためです。
もしもぎっていなければそのチケットで別の人が入場出来てしまいますね。
また、制作にとって重要なもう一つの役割は「料金精算や来場人数集計時の証拠書として使う」ことです。
チケットは全てのお客さま（事前支払・当日精算・招待など全て）が持っているものですから、半券の枚数を数えれば来場人数が分かります。
半券に料金が書かれていますので、料金種別ごとに人数を確認することもできます（一般・学生など）。
通常は、予約リスト・チケット半券・現金の3者を合わせて相互的に確認をします。
どれかが合わなければ、原因を追及します。
（詳しくは「当日精算の料金集計」をご覧ください。）
「スマチケ」のもぎり方法
最近ではe-plus（イープラス）の「スマチケ」を利用される方が増えました。
このもぎり方が少々独特ですので事前に確認しておいてください。
パンフレット配布
パンフレットでよくある形式は、当日パンフレットを二つ折りにし、中に他団体の公演チラシを挟み込み冊子にするものです。
人手がある場合は受付などで手渡しをし、人手不足の場合は座席にあらかじめ置いておきます。
劇場によっては座席に置いてはいけない場合もありますので、受付付近に平積みし、お客さまが自由に持っていけるような形にします。
平積みをする場合はなるべく目立つよう工夫してください。
近年は、資源の無駄を減らすため紙のパンフレットを廃止し、ネット上に作成したパンフレットのQRコードを掲示しておき各自でアクセスしてもらう形式も増えています。
靴袋手渡し（靴を脱ぐ会場の場合）
靴を脱ぐ会場の場合は、靴袋の配布と回収をします。
会場により靴袋を用意してくれているところもありますのでお問合せいただいたら良いと思います。
購入する場合は安いものでOKですが、男性の靴でも十分に入る大きさを選んでください。
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領収書等発行
お客さまに領収書発行を希望されることがありますので対応の準備をしておきます。
様式はネット上のエクセルテンプレートでも良いし、100円ショップのものでも問題ありません。
カンパニーの事務所がある場合はその住所とカンパニー名、公式のハンコを押印します。
事務所がない場合は、代表者の住所・氏名・印鑑を押印します。
開演前に申し出があった場合は、受付が慌ただしいのでひとまず領収書の宛名のみお聞きし、終演後に受付に取りに来てもらうようにするとスムーズです。