予約管理には予約フォームと連動した管理表を作成するとやりやすいです。
予約フォーム作成＆予約管理ツールは様々なサービスがありますので、ネットに詳しい制作者さんは利用して下さい。
そこまでネットに詳しくなかったり、簡易に済ませたい方はgoogleフォーム＆エクセル管理表で対応できます。
予約管理表を出来るだけこまめに更新し、リアルタイムの残席数や振込状況の把握をして必要な対応をしましょう。
予約管理の業務内容一覧
| 予約管理表の作成 | |
| 残席数の管理 | |
| 事前振込の管理 | |
| チケット郵送有無の管理 |
予約管理表の作成
なぜ予約管理が必要かというと、残席の把握や事前振込の入金確認が必要だからです。
これを怠ると大きなトラブルの原因となりますので必ず管理表を作成し、リアルタイムに対応できるよう確認して下さい。
予約管理は様々な”ツール”を利用するのがベストです。
意外に混乱しますので、手作業ではミスにつながりやすいです。
管理ツールとして有名なところでは「カルテットオンライン」がよく使われています。
無料で誰でも使うことができるので汎用性が高いですが、設定方法に少々癖があり、慣れるまでは小さなトラブルが発生するかもしれません。また、よく不具合が起こり、お客様が予約フォームを送信したのに反映されないことがあります。
ネットに不慣れな方にはgoogleフォームとエクセル管理表での管理をおすすめします。
googleでしたらサーバー環境による不具合が起こりづらいですし、利用者が多いので何かあった場合は検索で対応方法が見つかる可能性が高いです。
googleフォームで予約フォームを作成する方法は下記を参照ください。
googleフォームからダウンロードしたリストを利用した管理表のサンプルを作成しましたので、よければご利用ください。
残席数の管理
予約管理でもっとも重要なのが残席数の管理です。
売り出す座席数は、最大キャパから10席ほどを引いた数にしておくと無難です。
小劇場公演ではネット予約を徹底することが難しく、関係者に口頭で言ったことで予約確定となったにも関わらず、その関係者が票券管理者に予約を伝え忘れて直前に発覚した、などということがしょっちゅう起こります。
見えていない予約で満席になってしまっているのに、予約フォームを開放していて予約が入ったが既に座席がない、などのトラブルが無いよう、関係者への予約の即時連絡を口を酸っぱく言って下さい。
（稽古が大詰めになってくると、忙しくておっくうがられるので・・・）
また、口頭やメールなど、予約フォームを通さずに来た連絡も予約フォームに入れてしまうと便利です。googleフォームの機能で全てを一覧にしてくれるので楽なのです。
私がサンプルで作成しました予約管理表では、残席数を自動計算するようにしていますので確認に利用してください。
事前振込の管理
事前振込の場合は、イープラスなどの決済機能付き予約システムを利用する場合以外はアナログで管理をするしかありません。
定期的に振込の指定口座を確認し、振り込みがない場合は当日精算に切り替える必要があります。
もし記録上は振込になっているのに振り込みがないことに気づかなければ、そのまま未入金（タダ見）になってしまいます。
大きなトラブルを避けるためには事前振込の定期的な確認は重要です。
私がサンプルで作成しました予約管理表では、振込予定金額を自動計算するようにしていますので確認に利用してください。
決済機能付き予約システムとは、クレジットカードや電子マネーを使って予約時に決済を完了できるシステムです。
ほとんどが利用手数料がかかるか、売上の3〜5%が手数料として取られる仕組みになっているため、動員数の少ないカンパニーでは手数料を引かれるのが大きな痛手となりますのでよく考えて導入して下さい。
ただし、予約フォーム、決済、予約管理、チケット発券までそのシステムだけで完結するため事務手続きは非常に楽になります。
■よく使われる決済機能付き予約システム
こりっち、カンフェティ、イープラス、Peatix、LivePocket
※カンフェティの「取り置き販売」サービスは、予約フォーム作成・予約管理システムが無料で利用可能です。
※電子チケット「スマチケ」はイープラスのサービスです。
チケット郵送有無の管理
制作人員に十分な人数が取れない場合は、出来るだけ手作業が必要なものは最初から取り入れないようにしたいので、チケットの郵送は不可としたいところです。
が、今でも郵送を希望するお客さまは一定数おられるようですので主催者の意向を確認し、また現実的な労働力のリソースを鑑みてよく考えて対応して下さい。
郵送対応する場合は、公演前のいつまでに郵送するのか、チケットの日時の誤りや住所の間違い、対応漏れが無いよう注意して下さい。